1. K čemu slouží tato směrnice a komu je určena?
   • 1 Tato směrnice upravuje způsob podávání a postup posuzování oznámení o možném protiprávním jednání ve Společnosti BELIS a.s., IČO: 02418193·, se sídlem Rudolfovská tř. 476/111, 370 01 České Budějovice, (dále „Společnost“ nebo „Zaměstnavatel “), jakož i způsob uchování a evidence těchto oznámení a podmínky ochrany oznamovatelů, tzv. whistleblowerů ve Společnosti.
   • Tato směrnice je závazná pro všechny zaměstnance Společnosti, kteří jsou povinni se vždy seznámit s jejím aktuálním zněním.
   • Touto směrnicí se, v souladu se zákonem o ochraně oznamovatelů, ve Společnosti zavádí vnitřní oznamovací systém.
2. Základní pojmy
   • Oznámení obsahuje informace o možném protiprávním jednání, k němuž došlo nebo má dojít u osoby, pro niž oznamovatel, byť jen zprostředkovaně, vykonával nebo vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, nebo u osoby se kterou oznamovatel byl nebo je v kontaktu v souvislosti s výkonem práce nebo jiné obdobné činnosti.
   • Oznamovatelem se rozumí fyzická osoba, která činí oznámení o možném protiprávním jednání (např. zaměstnanec, dobrovolník, praktikant, …).
   • Povinným subjektem se rozumí Společnost, která má povinnost zavést vnitřní oznamovací systém.
   • Protiprávním jednáním se rozumí jednání, které
     • má znaky trestného činu, nebo
     • přestupku, u něhož horní hranice pokuty dosahuje alespoň 100 000 Kč, nebo
     • porušuje zákon o ochraně oznamovatelů, nebo
     • porušuje jiné právní předpisy nebo předpisy Evropské unie v oblastech definovaných v ustanovení § 2 odst. 1 zákona o ochraně oznamovatelů.
   • Příslušnou osobou se rozumí fyzická osoba, která přijímá a vyřizuje podaná oznámení a navrhuje nápravná opatření či opatření k předejití protiprávnímu stavu.
   • Odvetným opatřením se rozumí jednání nebo jeho opomenutí v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností oznamovatele, které bylo vyvoláno podáním oznámení a které oznamovateli a dalším osobám může způsobit újmu.
   • Nápravným opatření/opatřením k předejití protiprávního stavu se rozumí opatření, které Společnost přijme na základě návrhu příslušné osoby, případně na základě vlastního uvážení, za účelem nápravy nebo předejití protiprávního stavu, na který byla příslušná osoba upozorněna prostřednictvím oznámení podaným prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému.

3. Povinnosti Společnosti

           Společnost tímto určuje za příslušnou osobu Jitku Hlaváčovou, telefonní číslo: 608 641 559, e-mail: whistleblower@belis.eu.

• V případě nepřítomnosti příslušné osoby ve Společnosti, Společnost určuje jako zastupující příslušnou osobu Marii Petráňovou, telefonní číslo: 778 474 555, e-mail: whistleblower@belis.eu. O zastupování příslušné osoby zastupující příslušnou osobou vyrozumí Společnost své zaměstnance a uveřejní tuto informaci na svých webových stránkách. Na zastupující příslušnou osobu se použijí pravidla uvedené v této směrnici obdobně a zastupující osoba je v době zastoupení povinna se touto směrnicí řídit stejně jako příslušná osoba.
• Společnost zajistí, aby posouzení důvodnosti podaného oznámení provedla pouze příslušná osoba a v době její nepřítomnosti ve Společnosti zastupující příslušná osoba.
• Pokud bude příslušnou osobou zjištěno, že podané oznámení oznamovatelem je důvodné, tak je Společnost povinna přijmout vhodné opatření k nápravě či opatření k předejití protiprávního stavu v návaznosti na podané oznámení.
• Zaměstnavatel poučí příslušnou osobu o jejích právech a povinnostech dle zákona o ochraně oznamovatelů a o tomto vyhotoví záznam.

4. Podávání oznámení
   • Oznamovatel je oprávněn v případě podezření na protiprávní jednání ve Společnosti podat Společnosti oznámení prostřednictvím oznamovacích kanálů uvedených v čl. 6 této směrnice.
   • Oznámení obsahuje alespoň následující údaje:
     • jméno a příjmení oznamovatele;
     • datum narození oznamovatele;
     • popis protiprávního jednání.
   • Oznámení nemusí obsahovat údaje popsané v čl. 4.2.1 a 4.2.2 této směrnice, pokud je totožnost oznamovatele známá příslušné osobě (např. podání oznámení osobně oznamovatelem, který je příslušné osobě znám).
   • Za účelem písemného vyrozumění oznamovatele je vhodné, aby oznámení obsahovalo i adresu pro doručování či e-mailovou adresu.
5. Anonymní oznámení
   • Společnost přijímá a zpracovává také anonymní oznámení.
   • Pokud příslušná osoba obdrží prostřednictvím oznamovacích kanálů anonymní oznámení, ihned po přijetí provede svoji evidenční povinnost dle čl. 10 této směrnice a dané oznámení bude uchovávat v souladu s čl. 10 této směrnice.
   • Pokud vyjde najevo totožnost oznamovatele, který podal anonymní oznámení, příslušná osoba provede posouzení oznámení v souladu s čl. 9 této směrnice.
6. Oznamovací kanály
   • Oznamovatel může podat oznámení:
     • prostřednictvím telefonátu příslušné osobě na telefonní číslo 608 641 559;
     • prostřednictvím zaslání e-mailu příslušné osobě na e-mailovou adresu whistleblower@belis.eu.;
     • osobně v kanceláři příslušné osoby (personální oddělení) na adrese BELIS a.s., Rudolfovská tř. 476/111, 370 01 České Budějovice, a to v úředních hodinách příslušné osoby, které jsou od pondělí do pátku od 9:00 hod. do 10:00 hod. Pro osobní oznámení je nutné si z důvodu zajištění důvěrnosti oznámení sjednat schůzku s příslušnou osobou;
     • prostřednictvím dopisu adresovaného příslušné osobě, nadepsaného na obálce slovem „důvěrné“ zaslaného na adresu;
     • prostřednictvím „schránky důvěry“, která je umístěna u vrátnice Společnosti.

7. Mlčenlivost příslušné osoby
   • Příslušná osoba nesmí třetím osobám poskytnout informace, které by mohly zmařit nebo ohrozit účel podávání oznámení.
   • Příslušná osoba je oprávněna poskytnout informace o totožnosti oznamovatele či jemu osoby blízké dle § 4 odst. 2 písm. a) až h) zákona o ochraně oznamovatelů třetí osobě pouze s písemným souhlasem oznamovatele. Výjimku z povinnosti vyžádat písemný souhlas oznamovatele s poskytnutím informací o jeho totožnosti je povinnost příslušné osoby poskytnout tyto informace příslušným orgánům veřejné moci v souladu s účinnými právními předpisy.
   • V případě poskytování informací o totožnosti oznamovatele orgánu veřejné moci v souladu s čl. 7.2 této směrnice je příslušná osoba povinna předem vyrozumět oznamovatele, uvést ve vyrozumění důvody poskytnutí informací a umožnit oznamovateli, aby se k poskytnutí informací vyjádřil.
8. Přijetí oznámení
   • Příslušná osoba přijímá oznámení prostřednictvím oznamovacích kanálů uvedených v čl. 6 této směrnice.
   • Pokud oznamovatel činí oznámení osobně, příslušná osoba je povinna ho přijmout v přiměřené lhůtě, nejdéle však do 14 dnů od ode dne, kdy o to oznamovatel požádal.
   • V případě, že oznamovatel činí oznámení ústně, je příslušná osoba povinna pořídit se souhlasem oznamovatele zvukovou nahrávku. Pokud oznamovatel nebude souhlasit s pořízením zvukové nahrávky, pořídí příslušná osoba o oznámení zápis. Následně příslušná osoba umožní oznamovateli vyjádřit se ke zvukové nahrávce/záznamu a toto vyjádření příslušná osoba k záznamu přiloží.
   • Záznam o ústním oznámení bude obsahovat:
     • Místo, čas a označení, že jde o záznam z ústního oznámení;
     • Jméno a příjmení oznamovatele;
     • Datum narození oznamovatele;
     • Místo trvalého pobytu oznamovatele;
     • Vylíčení obsahu oznámení;
     • Jméno a příjmení příslušné osoby;
     • Podpis příslušné osoby a podpis oznamovatele, pokud bude oznamovatel u ústního oznámení přítomen.
   • Příslušná osoba je povinna oznamovatele vyrozumět o přijetí oznámení nejdéle do 7 dnů ode dne jeho přijetí.
   • O přijetí oznámení příslušná osoba nevyrozumívá oznamovatele, který požádal příslušnou osobu, aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala nebo pokud je zřejmé, že provedením vyrozumění o přijetí oznámení by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele jiné osobě.
9. Posouzení důvodnosti oznámení
   • Posouzení důvodnosti podaných oznámení provádí příslušná osoba.
   • Příslušná osoba je povinna provést do 30 dnů ode dne přijetí oznámení posouzení důvodnosti tohoto oznámení a v této lhůtě také písemně vyrozumět oznamovatele o výsledcích posouzení důvodnosti.
   • Ve skutkově či právně složitých případech (např. mnoho důkazních materiálů, oznámení zahrnuje mnoho osob, oznámení se dotýká více oblastí, které jsou chráněny zákonem…) je příslušná osoba oprávněna prodloužit lhůtu až o 30 dní, nejvýše však dvakrát. O prodloužení lhůty a důvodech prodloužení je příslušná osoba povinna písemně vyrozumět oznamovatele před uplynutím původní lhůty.
   • O prodloužení lhůty a důvodech jejího prodloužení není příslušná osoba povinna písemně vyrozumět oznamovatele, který výslovně požádal příslušnou osobu, aby ho o této věci nevyrozumívala nebo pokud je zřejmé, že by vyrozuměním vyšla najevo totožnost oznamovatele třetí osobě.
   • V rámci posuzování důvodnosti oznámení je příslušná osoba oprávněna zejména:
     • Vyžádat si od oznamovatele podrobnější informace o údajném protiprávním jednání;
     • Vyžádat si od oznamovatele podrobnější kontaktní informace ohledně jeho osoby (např. adresa pro doručování) za účelem plnění povinností příslušné osoby (např. písemné vyrozumění oznamovatele);
     • Vznést obecný dotaz specialistům v rámci Společnosti, přičemž je povinna vždy dbát povinnosti mlčenlivosti ve vztahu k oznámení;
     • Vznést obecný dotaz ve vztahu ke správním orgánům, přičemž je povinna vždy dbát povinnosti mlčenlivosti ve vztahu k oznámení;
     • Vznést dotaz externímu poradci/odborníkovi na danou oblast, které se oznámení týká, přičemž je povinna vždy dbát povinnosti mlčenlivosti;
     • Vyžádat si od oznamovatele doplňující důkazní materiál;
     • Kontaktovat Ministerstvo spravedlnosti za účelem využití metodické a poradenské pomoci;
     • Vyhledávat a obstarávat důkazní materiál v souladu platnými právními předpisy.
   • Pokud příslušná osoba na základě posouzení důvodnosti zjistí, že podané oznámení není oznámením dle zákona o ochraně oznamovatelů (např. nesplňuje požadavky kladené na oznámení) bez zbytečného odkladu o tom písemně vyrozumí oznamovatele.
   • Pokud příslušná osoba vyhodnotí, že oznámení podané oznamovatelem je důvodné, bez zbytečného odkladu poté navrhne Společnosti nápravné opatření či opatření k předejití, na základě kterého bude protiprávní stav napraven, kdy konkrétně uvede, jaké kroky by Společnost měla učinit, aby došlo k nápravě či předejití protiprávnímu stavu.
   • O přijatém opatření Společnost vyrozumí příslušnou osobu, která následně bez zbytečného odkladu poté vyrozumí o přijatém opatření oznamovatele. Příslušná osoba nemá povinnost oznamovatele o přijatém oznámení vyrozumět, pokud ji o to oznamovatel výslovně požádal nebo pokud je zřejmé, že by tím došlo k odhalení totožnosti oznamovatele třetí osobě.
   • Pokud příslušná osoba vyhodnotí oznámení jako nedůvodné, vyrozumí o tom bez zbytečného odkladu oznamovatele, kdy ve vyrozumění uvede, že na základě skutečností uvedených v podaném oznámení a z okolností, které jí jsou známy, neshledala podezření ze spáchání protiprávního jednání, nebo, že shledala, že se oznámení zakládá na nepravdivých informacích. Zároveň ve vyrozumění (v oddílu B) poučí oznamovatele o právu podat oznámení u orgánu veřejné moci („Máte právo podat oznámení dle zákona o ochraně oznamovatelů orgánu veřejné moci“).
   • Příslušná osoba ani Zaměstnavatel nesmí oznamovatele a další osoby určené zákonem o ochraně oznamovatelů (zejména osoby určené ustanovením § 4 odst. 2 zákon o ochraně oznamovatelů, tedy osoby blízké, osoby, které poskytly pomoc při zjišťování informací, právnické osoby, v nichž má oznamovatel účast, apod.) zatížit odvetným opatřením.
10. Evidence oznámení a uchování oznámení
    • Příslušná osoba je povinna vést evidenci údajů o přijatých oznámeních.
    • Příslušná osoba je povinna evidovat následující údaje:
      • datum přijetí oznámení;
      • jméno, příjmení, datum narození a kontaktní adresa oznamovatele nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele, pokud jí jsou známy;
      • shrnutí obsahu oznámení a identifikace osoby, proti které oznámení směřovalo, je-li jim její totožnost známá;
      • datum ukončení důvodnosti oznámení příslušnou osobou a jejich výsledek (informace, zda je oznámení důvodně, které nápravné opatření bylo uloženo, informace, že se nejednalo o oznámení dle zákona o ochraně oznamovatelů…).
    • Příslušná osoba je povinna vést evidenci v elektronické podobě.
    • Evidenci je uložena na zabezpečeném úložišti k tomu určenému, a to konkrétně u vrátnice Společnosti. Do této evidenci má přístup pouze příslušná osoba skrze zabezpečený (zaheslovaný) počítač.
    • Zařízení, skrze která příslušná osoba eviduje potřebné údaje, jsou vždy náležitě zabezpečená proti neoprávněnému přístupu třetích osob, před změnou, zničením, ztrátou či zabezpečením.
    • Příslušná osoba je povinna uchovávat přijaté oznámení a dokumenty s ním související po dobu 5 let ode dne přijetí oznámení.
    • Oznámení podaná v listinné podobě a dokumenty s ním souvisejícím, které jsou v listinné podobě, jsou uchovávány v uzamykatelné skříňce.
    • Do elektronické evidence, k uchovávaným oznámením a k dokumentům s ním souvisejícím má přístup pouze příslušná osoba a zastupující příslušná osoba.
11. Závěrečná ustanovení
    • Tato směrnice nabývá účinnosti dne 15.12.2023.
    • Přílohy:
      • Příloha č. 1 – Vzor oznámení
      • Příloha č. 2 – Vzor záznamu o ústním oznámení
      • Příloha č. 3 – Vzor vyrozumění oznamovatele

     V Českých Budějovicích  dne 15.12.2023